Les 10 documents qu'un comptable doit collecter à chaque prise en charge client

Chaque nouvelle mission commence par la même friction : attendre des documents. Certains cabinets relancent pendant trois semaines avant de pouvoir ouvrir le dossier. D'autres commencent à travailler sans tout avoir, et paient le prix plus tard. Cette liste est là pour éviter les deux situations. Ce sont les dix documents à obtenir systématiquement, avant d'aller plus loin.

1. Extrait Kbis (moins de 3 mois)

C'est la pièce d'identité de la société. Sans Kbis récent, on ne peut pas signer la lettre de mission, ni vérifier que la structure juridique correspond bien à ce que le client décrit. La date compte : un Kbis de plus de trois mois ne suffit pas pour la plupart des démarches formelles. Dans les dossiers en reprise, il arrive que le client transmette un ancien Kbis sans le signaler ; à vérifier systématiquement.

2. Statuts de la société (version à jour, certifiée conforme)

Les statuts permettent d'identifier la forme juridique, la répartition du capital, les pouvoirs du dirigeant et les règles de prise de décision. Ils sont indispensables pour comprendre qui peut signer quoi et pour traiter correctement les comptes courants d'associés. La version certifiée conforme est exigée dans de nombreux cas. Si les statuts ont été modifiés récemment, s'assurer d'avoir bien la dernière version enregistrée au greffe.

3. Pièce d'identité du dirigeant

Obligatoire au titre des obligations de vigilance (KYC), notamment dans les cabinets qui appliquent les règles anti-blanchiment. Elle est également nécessaire pour la signature électronique de la lettre de mission. Une carte d'identité expirée ou un passeport mal scanné bloquent la procédure : demander d'emblée un document en cours de validité, recto-verso, lisible.

4. RIB professionnel

Le RIB est nécessaire pour paramétrer les virements de TVA, les prélèvements fiscaux et sociaux, et potentiellement les remises de chèques ou les virements de salaires si le cabinet assure aussi la paie. Un RIB personnel transmis à la place du RIB professionnel est une erreur fréquente chez les nouveaux clients en début d'activité ; à vérifier dès la réception.

5. Liasses fiscales des 2 ou 3 derniers exercices

Sans les liasses des exercices précédents, on démarre sans visibilité sur l'historique fiscal du client : déficits reportables, options fiscales exercées, résultats antérieurs. En cas de reprise en cours d'exercice, elles sont indispensables pour assurer la continuité. Si le client vient d'un autre cabinet, leur obtention peut prendre du temps : c'est un document à demander en priorité dès le premier contact.

6. Relevés bancaires professionnels (3 à 6 derniers mois)

Les relevés permettent de confronter la trésorerie déclarée à la trésorerie réelle et d'identifier des flux qui n'apparaissent pas encore dans la comptabilité : encaissements non déclarés, prélèvements récurrents non comptabilisés, mouvements inter-comptes. En cas de reprise en cours d'exercice, ils sont souvent le seul moyen de reconstruire proprement ce qui s'est passé avant l'arrivée du cabinet.

7. Tableau d'amortissement des emprunts en cours

Sans ce document, il est impossible d'identifier correctement les charges d'intérêts, le capital remboursé et les échéances à venir. Certains clients ne savent pas ce qu'est un tableau d'amortissement et transmettront une simple offre de prêt : dans ce cas, il faut contacter directement la banque ou demander au client de le faire. Un emprunt non tracé dès l'entrée en relation crée des erreurs qui se corrigent difficilement plus tard.

8. Contrats structurants en cours (bail commercial, crédit-bail, contrats fournisseurs significatifs)

Ces contrats permettent d'identifier des engagements hors bilan qui n'apparaissent pas dans les relevés bancaires : loyers à venir, valeurs résiduelles de crédit-bail, pénalités de rupture. Un bail commercial avec des clauses d'indexation ou un crédit-bail sur matériel lourd a un impact direct sur la projection de trésorerie. En général, on demande au minimum le bail commercial et les contrats de financement actifs.

9. Attestation de vigilance URSSAF (moins de 6 mois)

Cette attestation confirme que la société est à jour de ses obligations sociales. Elle est obligatoire dans les relations de sous-traitance mais utile dans tous les cas pour s'assurer que le client ne présente pas un passif social non déclaré qui va remonter dans les comptes. Elle s'obtient directement sur le site de l'URSSAF en quelques minutes : si le client est à jour, il n'y a aucune raison qu'il ne la transmette pas rapidement.

10. Grand livre ou balance de la dernière période (en cas de reprise en cours d'exercice)

Quand on prend en charge un dossier en milieu d'exercice, le grand livre ou la balance à-nouveau est indispensable pour éviter toute rupture de continuité. Sans eux, on travaille en aveugle sur la première période. Dans les reprises de fin d'exercice, ils permettent de valider les soldes d'ouverture avant de clôturer. Si l'ancien cabinet tarde à les transmettre, c'est le point de friction le plus fréquent dans les changements de cabinet.

Utiliser cette liste sans relancer vos clients pendant trois semaines

Cette checklist, on la retrouve sous des formes variées dans la plupart des cabinets : sur un post-it, dans un email type, dans un tableau Excel qu'on transmet au client en espérant qu'il comprenne quoi faire.

BringIn propose un modèle prêt à l'emploi basé exactement sur cette liste. Vous l'envoyez à votre nouveau client en 3 minutes via un lien sécurisé. Le client dépose les documents un par un, directement depuis son téléphone ou son ordinateur, sans créer de compte. Vous voyez en temps réel ce qui est arrivé et ce qui manque encore. Et au prochain nouveau client, le même modèle est là, prêt à être renvoyé.

Plus de relances par email. Plus de dossiers ouverts à moitié faute de pièces. Juste un processus qui tourne.

bringin.io